Trong quá trình nhập hàng, tranh chấp với nhà cung cấp có thể xảy ra vì lỗi chất lượng, thiếu hàng, giao sai mẫu hoặc chậm tiến độ. Việc lưu bằng chứng đầy đủ và có hệ thống giúp tăng khả năng khiếu nại thành công, bảo vệ quyền lợi người mua.
1. Lưu toàn bộ thông tin trao đổi với nhà cung cấp
Đây là nguồn bằng chứng quan trọng nhất, do đó cần lưu tin nhắn chat trên nền tảng đặt hàng, email xác nhận đơn hàng (nếu có), nội dung đàm phán giá, số lượng, tiêu chuẩn sản phẩm, cam kết giao hàng, thời gian sản xuất, chính sách đổi trả. Không nên chỉ trao đổi qua cuộc gọi thoại vì khó chứng minh khi phát sinh tranh chấp.
2. Giữ đầy đủ chứng từ giao dịch
Các giấy tờ giao dịch là căn cứ pháp lý quan trọng khi khiếu nại, do đó cần lưu hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn đặt hàng, biên lai chuyển khoản, phiếu thanh toán, hợp đồng mua bán nếu có.
3. Quay video mở hàng khi nhận hàng
Đây là cách chứng minh lỗi rất hiệu quả, khi nhận hàng quay liên tục từ lúc kiện hàng còn nguyên seal, ghi rõ mã vận đơn, tem hàng, số lượng kiện, quay chi tiết tình trạng sản phẩm bên trong. Nhiều nền tảng nhập hàng yêu cầu video mở kiện để xử lý khiếu nại.
4. Chụp ảnh lỗi sản phẩm rõ ràng
Ảnh chụp cần có tính xác thực, nên chụp tổng thể lô hàng, cận lỗi sản phẩm, mã sản phẩm, tem nhãn, so sánh ảnh thực và mẫu..
5. Sắp xếp bằng chứng theo từng đơn hàng
Nhiều người lưu tài liệu rời rạc dẫn đến khó tìm khi xảy ra tranh chấp.
Nên tạo cấu trúc lưu trữ theo mã đơn hàng để kiểm soát và theo dõi.
6. Gửi khiếu nại bằng văn bản rõ ràng
Liệt kê vấn đề cụ thể, đính kèm bằng chứng, và nêu rõ yêu cầu hướng xử lý
7. Không chỉnh sửa hoặc cắt ghép bằng chứng
Video và hình ảnh đã chỉnh sửa sẽ làm giảm độ tin cậy, do đó tốt nhất là bằng chứng gốc.
Khiếu nại nhà cung cấp hiệu quả không chỉ dựa vào việc phát hiện lỗi mà còn phụ thuộc vào chất lượng bằng chứng. Một hệ thống lưu trữ tốt gồm chat, chứng từ, ảnh, video và biên bản kiểm hàng sẽ giúp người kinh doanh xử lý tranh chấp nhanh hơn và giảm thiểu tổn thất.
NhapHang247 luôn hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong dịch vụ nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc và đặt hàng Hàn Quốc về Việt Nam. Nhập Hàng 247 sẽ cung cấp dịch vụ đặt hàng và vận chuyển hàng chính ngạch, ủy thác nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam cho quý khách hàng theo đúng quy định và luật pháp của nhà nước, an toàn, hỗ trợ xử lý các thủ tục và giấy tờ liên quan, đặc biệt chúng tôi hỗ trợ đặt hàng và vận chuyển với các đơn hàng giá trị nhỏ, với năng lực xử lý đơn hàng cũng như giải quyết thủ tục một cách nhanh chóng và tối ưu nhất cho khách hàng. Hỗ trợ khách hàng tối đa trong phí dịch vụ, phí vận chuyển với chính sách giao hàng tận nơi hoàn toàn miễn phí mà gần như không dịch vụ mua hàng trung gian nào có, chính sách xử lý khiếu nại rất tốt, NhapHang247 cũng muốn giúp đỡ các đơn vị kinh doanh và doanh nghiệp trong tình hình mới này. Cám ơn quý khách hàng đã luôn đồng hành và ủng hộ Nhập Hàng 247 trong suốt thời gian vừa qua.
Nhập Hàng 247 tự hào là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực đặt hàng và vận chuyển hàng Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhập Hàng 247 luôn cố gắng từng ngày để cải thiện chất lượng dịch vụ, mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
Click "vào đây" để đăng ký tài khoản và được hỗ trợ miễn phí!
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Tổng đài: 0247.3000.247
